PSY-Care

Procedure aanmelding K&J Bij elke nieuwe aanmelding een blanco telefonisch intake formulier invullen en een cliënt nummer toevoegen. Ga naar Rapportstatus en voer de cliënt in en zet het cliëntnummer op het intake formulier. Stuur de aanmelding naar Inge N. ter screening en bewaar de aanmelding in de klapper. Noteer client op de wachtlijst en klapper de verwijzing in bij Screening. Bij groen licht de ouders het aanmeldformulier en Algemene Voorwaarden en folders toesturen. Zodra deze retour komen, komt client op de wachtlijst. Zet op de telefonische intake rechtsboven een rood kruis met de datum waarop de formulieren verzonden zijn.Nieuw dossier aanmaken:- Ga naar ‘nieuwe client’- Personalia invullen, BSN-verificatie + vinkje, soort ID: altijd paspoort + vinkje, Doc.nr. : altijd 1, Locatie: PSY-Care- Adres en contactgegevens invullen, tel.nr. + e-mail indien kind een e-mail heeft- Bij gescheiden ouders moeder en vader apart vermelden bij contactpersonen- Huisarts toevoegen- Verwijzer (huisarts of andere instelling)- Bij behandelingenregistratie alleen verwijzer rechtsboven toevoegen + zorgtraject toevoegen en jeugdhulp- Bij Veiligheid ARIJ opslaan - Bij kinderen een beschikking toevoegen - Verwijsbrief toevoegen Documentmanager- Voorlopige registratie uitvinken indien alles compleet is anders Actie ondernemenAls ouders het aanmeldformulier en algemene voorwaarden ingevuld terugsturen deze ook opslaan bij DocumentmanagerDan dient een blanco gezinsplan in Word gemaakt te worden en opgeslagen te worden in DocumentmanagerBij clientgegevens rechtsboven bij Opmerkingen dient het volgende ingevuld te worden:- Of ouders toestemming geven m.b.t. gegevens uitwisselen huisarts/jeugdarts JA/NEE- Wie RB is- Welke ouder gezag heeft- Overige bijzonderheden (zoals naam Jeugdarts en AGB code)Procedure aanmelding VolwassenzorgAanmelding 1. De administratie vult bij aanmelding een blanco ‘telefonisch intake’ formulier in. (naam verwijzer, cliënt nummer, NAW gegevens, mailadres, behandeld door, datum)2. De administratie kent elke nieuwe cliënt een cliëntnummer toe vanuit PSY-Care (S) schijf: BRC: Rapportstatus: Werkbestand, en voert de cliënt in en noteert het opvolgende nummer op het telefonisch intake formulier. 3. De administratie opent bij aanmelding een nieuw dossier binnen Medicore. Personalia van cliënt en informatie huisarts/verwijzer worden ingevuld bij gegevens.In het dossier van de cliënt wordt bij behandelingenregistratie een zorgtraject geopend op datum van verwijzing. De verwijzer als ook het type zorgtraject kan worden ingevuld. Verder nog openlaten omdat de behandelaar dan nog niet bekend is.4. De administratie scant alle correspondentie in het dossier inclusief de verwijsbrief en hangt deze in Medicore – “documentenmanager”. Eventuele mailwisseling of informatie uit telefonische toelichting wordt door de administratie gerapporteerd onder dossier cliënt > formulieren > (werk)aantekening. 5. De administratie stuurt de aanmelding door naar de betreffende poortwachter voor screening. Deze zal indien nodig contact opnemen met de verwijzer (huisarts) voor aanvullende info. De poortwachter rapporteert in MC bij pre-intake.6. Als de aanmelding is goedgekeurd stuurt de administratie per mail de benodigde formulieren toe aan gezin of cliënt.a. Aanmeldformulierb. Algemene Voorwaarden VZ7. De administratie neemt de gegevens van het aanmeldformulier over in MC.8. Na verzending van de formulieren dient de administratie op het telefonisch intake formulier (klapper) in de rechterbovenhoek met een rode stift een kruis te plaatsen met de datum van verzending formulieren gezin/cliënt. 9. Het formulier wordt door de administratie in klapper VZ opgeborgen bij “Aanmeldingen niet compleet”. Indien alle formulieren getekend retour zijn ontvangen dan dient in de rechterbovenhoek de datum te worden genoteerd waarop alles ontvangen is en dient er een krul op het formulier geplaatst te worden ten teken dat alles compleet is. Het formulier dient dan opgeborgen te worden onder “Aanmeldingen compleet”. Datum van ontvangst getekende formulieren is startdatum op de wachtlijst. 10. Procedure van inplannen bij intake.De administratie neemt telefonisch contact op met de cliënt en controleert nogmaals de e-mailadressen.Vragenlijsten worden verstuurd via Embloom aan cliënt.ROM vragenlijst: OQ-45 (poliklinische populatie) en UCL (op leeftijd aangepast)De resultaten worden uitgeschreven in het intakeformulier. Intake SGGZ (Specialistische GGZ) afspraak met cliënt (vaste tijd om 13.00 uur): a. 60 minuten met behandelaar; 1e intake+ Uitwerktijd 50 minuten b. 60 minuten met behandelaar; 2e intake + Uitwerktijd 30 minutenc. Voor MDO inplannen in agenda van administratie (tijdstip VZ 10.00uur tot 11.00uur) Voor de afspraak zal de administratie de WID controle uitvoeren. Het adviesgesprek kan pas na het MDO worden ingepland als bekend is wie voor een behandelaar de regiebehandelaar zal worden.Het adviesgesprek is met de behandelaar en de regiebehandelaar.Intake BGGZ (Basis GGZ) afspraak met cliënt (vaste tijd om 13.00 uur): 60 minuten voor een intakegesprek + 60 minuten uitwerktijd(Behandelgesprekken = 45 min cliëntcontact, 15 min uitwerktijd)Vervolgens 15 min. afspraak met een regiebehandelaar. Deze tijd wordt weggeschreven op de cliënt. Een telefonisch contact of een kort aansluiten (20 minuten) bij een volgende afspraak is voldoende om te voldoen aan de eisen van de zorgverzekeraar.Ook hier zal de administratie voor de afspraak de WID controle uitvoeren. Er vindt geen adviesgesprek plaats, de behandeling start gelijk. Wel een behandelplan invullen. Een behandelplan wordt (2 maal) getekend door de behandelaar en de cliënt. Als deze verzonden wordt naar een externe partij dan wordt het getekend door de behandelaar, de regiebehandelaar en de cliënt.Ook in de basis GGZ dient de DSM-5 te worden ingevuld.Intake plannen:- Neem telefonisch contact op met de client. Controleer hierbij ook of we het juiste e-mailadres hebben.Intakeslots: afspraak met ouders en kind altijd om 13uur (vaste tijd): - 12.00 - 12.30: 30 minuten voorbespreking Regiebehandelaar met behandelaar- 13.00 - 14.30: 90 minuten intake ouders + kind + RB + behandelaar- 14.30 - 15.00: 30 minuten nabespreking Regiebehandelaar met behandelaar- 15.00 - 16.00: uitwerktijd behandelaar- Stuur ROM via Embloom naar e-mail client:- SDQ-J 11-17 jaar; door kind in te vullen vanaf 11 jaar - SDQ-L/O 4-17jaar; alleen door ouders in te vullen voor kinderen vanaf 4 jaar. Kan eventueel ook aan leerkracht worden verstuurd net als de SDQ-L; 11-17- GVL - Inplannen MDO overleg 1 week na de intake- Adviesgesprek: alleen met behandelaar na het MDO inplannen- Start beschikking aanvragen (door administratie)

MDO na intake volwassenzorgBelangrijk is dat we voor ogen zien dat het multidisciplinair overleg een overleg is waar ideeën kunnen worden geopperd/getoetst en die de behandelaar (i.o.m. de regiebehandelaar) zelf integreert in het behandelproces.Het MDO na intake wordt door de administratie al ingepland waarbij het belangrijk is dat de behandelaar het diagnostiek/behandelbeleid al kan vormgeven middels het beeld dat is gevormd tijdens de intakefase. 1. Bespreek de intake ( voor SGGZ) tijdens het MDO, normtijd 15 minutenAltijd starten bij inbreng van de casus met: naam, leeftijd en leefsituatie.5 minuten: Hulpvraag, klachtanamnese, gezinsanamnese5 minuten: Beschrijvende diagnose na intake (werkhypothese met op zijn minst onderbouwing van criteria classificatie), voorstel behandelbeleid en vragen aan het team.5 minuten: reacties en eventuele aanvullingen vanuit het team beschrijven in Medicore.Controlelijst nalopen: kindcheck, incidentenlijst, medicatieoverzicht compleet?!2. De besluitvorming vanuit het MDO wordt door de behandelaar vastgelegd in Medicore, tab MDO na intake. Vanuit het MDO kunnen de volgende trajecten geïndiceerd worden:a. Behandeling trajectb. Diagnostiektrajectc. Afsluiten na intake/doorverwijzen naar ketenpartner- Registratie MDO na intake in Medicore wordt gedaan door de behandelaar.Vooraf dient door de behandelaar de hulpvraag en de beschrijvende diagnose al te zijn vermeld in Medicore. De regiebehandelaar leest het intakeformulier en het behandelplan voorafgaand aan het MDO.Tijdens MDO- Vermelden welke (regie)behandelaren aanwezig zijn tijdens dit MDO. Het hele team van VZ sluit hierbij aan.- Conclusie n.a.v. discussie.- Beleid (diagnostiek en/of behandeling) met hoofddoel en interventie/middelwerkhypothese, DSM-5.- Regiebehandelaar (eventueel) aanpassen in Medicore>dossier cliënt> behandelingenregistratie>zorgtraject>behandeling).- Na diagnostiek en halverwege het beoogde behandeltraject wordt opnieuw een MDO gepland om de conclusies en/of de voortgang te bespreken.- De administratie noteert welke afspraken er kunnen worden ingepland voor cliënt.3. Het adviesgesprek met de regiebehandelaar is al ingepland door de administratie gelijktijdig met het inplannen van de intake en het MDO na intake, tenzij anders afgesproken. 4. Er wordt in de Medicore agenda een tussentijdse evaluatie gepland voor de SGGZ na een half jaar of halverwege de verwachte behandelduur (de behandelaar houdt dit zelf in de gaten).Adviesgesprek (alleen voor de SGGZ)1. Voor het adviesgesprek is het concept behandelplan klaar, ter bespreking met de cliënt. Bij akkoord tekent de cliënt het behandelplan. 2. Het adviesgesprek wordt gedaan door de behandelaar die ook de intake heeft gedaan.De behandelaar en de regiebehandelaar zullen de eerste 15 minuten van het adviesgesprek gebruiken voor onderling overleg. 3. Het intakerapport waarin ook de gemaakte afspraken staan welke in het behandelplan zijn overeengekomen, wordt als concept verstuurd aan cliënt. Bij akkoord van cliënt dit rapport versturen aan huisarts waarbij de cliënt hiervan een kopie zal ontvangen. NB. Als er een diagnostiektraject volgt, wordt er nog geen intakeverslag besproken, maar worden de afspraken hiervoor, op aangeven van de behandelaar, door de administratie ingepland. Het behandelplan wordt wel al doorgenomen met de cliënt. Een scan van het getekende behandelplan wordt ingehangen in de documentenmanager van Medicore (EPD). MDO na intake K & JBelangrijk is dat we voor ogen zien dat het multidisciplinair overleg is waar ideeën kunnen worden geopperd/getoetst en die de behandelaar (i.o.m. de regiebehandelaar) zelf integreert in het behandelproces.Het MDO na intake wordt door de administratie al ingepland waarbij het belangrijk is dat de behandelaar het diagnostiek/behandelbeleid al kan vormgeven middels het beeld dat is gevormd tijdens de intakefase. 1. Bespreek de intake tijdens het MDO, normtijd 15 minutenAltijd starten bij inbreng van de casus met: naam, leeftijd en leefsituatie.5 minuten: Hulpvraag, klachtanamnese, gezinsanamnese5 minuten: Beschrijvende diagnose na intake (werkhypothese), voorstel behandelbeleid en vragen aan het team.5 minuten: reacties en eventuele aanvullingen vanuit het team beschrijven in Medicore.Controlelijst nalopen: veiligheidscheck, verwijsindex, incidentenlijst, medicatieoverzicht compleet?!2. De besluitvorming wordt door de behandelaar vastgelegd in Medicore, tab MDO na intake. Vanuit het MDO kunnen de volgende trajecten geïndiceerd worden:a. Behandeling trajectb. Diagnostiektrajectc. Afsluiten na intake/doorverwijzen naar ketenpartner3. Bij een indicatie behandeling wordt een inschatting gemaakt van de te verwachten zorgzwaarte en behandelduur. Deze inschatting wordt overgenomen op het gezinsplan.De zorgzwaarte en behandelduur wordt onderverdeeld in:Complexiteit: enkelvoudige problematiek, meervoudige problematiek en complexe problematiekDuur: korter dan 6 maanden of langer dan 6 maanden.en inzet behandelaren: Psychiater, regie behandelaren, basispsychologen Registratie MDO na intake in Medicore wordt gedaan door de behandelaar.Vooraf dient door de behandelaar de hulpvraag en de beschrijvende diagnose al te zijn vermeld in Medicore.Tijdens MDO- Vermelden welke (regie)behandelaren aanwezig zijn tijdens dit MDO.- Conclusie n.a.v. discussie.- Beleid (diagnostiek en/of behandeling) met hoofddoel en interventie/middelwerkhypothese (DSM-5 is voor kinderen niet noodzakelijk) - Regiebehandelaar (eventueel) aanpassen in Medicore>dossier cliënt> behandelingenregistratie>zorgtraject>behandeling).- Keuze arrangement vermelden waarop een beschikking kan worden aangevraagd.- Na diagnostiek en halverwege het beoogde behandeltraject wordt opnieuw een MDO gepland om de conclusies en/of de voortgang te bespreken.- De administratie noteert welke afspraken er kunnen worden ingepland voor cliënt.4. Er wordt in Medicore agenda een tussentijds evaluatie gepland halverwege de verwachte behandelduur (actie administratie).5. Het adviesgesprek is al ingepland door de administratie gelijktijdig met het inplannen van de intake en het MDO na intake, tenzij anders afgesproken. Adviesgesprek1. Voor het adviesgesprek is het concept gezinsplan klaar, ter bespreking met de cliënt. Bij akkoord tekent de cliënt het gezinsplan. Opmerking: bij cliënten jonger dan 16 jaar moeten beide gezaghebbende ouders mee tekenen. Bij cliënten jonger dan 12 jaar hoeft het kind niet mee te tekenen. 2. Het adviesgesprek wordt gedaan door de behandelaar die ook de intake heeft gedaan.3. Het intakerapport waarin de gemaakte afspraken staan met ouders/verzorgers van cliënt wordt als concept verstuurd aan cliënt. Bij akkoord en toestemming van ouders/verzorgers cliënt dit rapport versturen aan huisarts waarbij de cliënt hiervan een kopie zal ontvangen. NB. Als er een diagnostiektraject volgt wordt er nog geen intakeverslag besproken, maar worden de afspraken hiervoor door de administratie ingepland.a. Een scan van het getekende intakeverslag en behandelplan worden ingehangen in de documentenmanager van Medicore 4. Het gezinsplan laten ondertekenen door (ouders/verzorgers van) cliënt en bij de administratie leggen zodat deze het uiteindelijke arrangement kan aanvragen bij de gemeente. Getekende versie altijd opslaan in Medicore.

De regiebehandelaar stelt het behandelplan op, samen met eventueel de behandelaar.Vanuit het MDO wordt er meegedacht in het opstellen van het behandelplan.

Binnen PSY-Care werken wij met alle aangegeven punten te weten:voortgangsbespreking behandelplanevaluatiegesprekkenvragenlijsten (PSY-Care werkt met Embloom waardoor de regiebehandelaar een ruime keuze heeft aan vragenlijsten om objectief resultaten te kunnen scoren)ROM lijsten worden door AKWA geregeld waarbij de cliënt expliciet toestemming geeft voor het gebruik hiervan.

In de SGGZ sluit de regiebehandelaar tenminste 1 x face to face aan. Op indicatie zal dit vaker gebeuren

Bij afsluiting wordt naast de out-come monitoring een tevredenheidsvragenlijst ingevuld door de cliënt.De tevredenheid van de cliënt is zonder meer tijdens elke evaluatie een aandachtspunt.

De regiebehandelaar stelt het behandelplan op, samen met eventueel de behandelaar.Vanuit het MDO wordt er meegedacht in het opstellen van het behandelplan.

Binnen PSY-Care werken wij met alle aangegeven punten te weten:voortgangsbespreking behandelplanevaluatiegesprekkenvragenlijsten (PSY-Care werkt met Embloom waardoor de regiebehandelaar een ruime keuze heeft aan vragenlijsten om objectief resultaten te kunnen scoren)ROM lijsten worden door AKWA geregeld waarbij de cliënt expliciet toestemming geeft voor het gebruik hiervan.